Statut wzorcowy OSP określa skład zarządu i opisuje zadania komisji rewizyjnej, która jest organem kontroli wewnętrznej OSP.

Wymienionych jest pięć niezbędnych funkcji w zarządzie: prezes, naczelnik straży, jeden lub dwóch wiceprezesów, sekretarz i skarbnik. Naczelnik sprawuje jednocześnie funkcję wiceprezesa (zazwyczaj przyjmuje się, że pierwszego, najważniejszego). Oprócz wymienionych, można – według statutu wzorcowego – utworzyć w zarządzie także funkcje gospodarza, kronikarza i zastępcy naczelnika straży. Trzeba tylko na walnym zebraniu zapewnić dla nich w składzie zarządu odpowiednią liczbę miejsc. Tak więc statut określa, że minimalny skład zarządu to pięć osób. Maksymalny opisany – 9 osób. Tyle że można utworzyć jeszcze inne ważne funkcje, np. kapelmistrza, członka zarządu ds. sportu, kobiet czy młodzieży oraz inne, konieczne z punktu widzenia  potrzeb lokalnych. Ale też nie wszyscy pełniący niektóre funkcje (np. kronikarz czy kapelmistrz) muszą być formalnymi członkami zarządu.

Zazwyczaj wybiera się nieparzystą liczbę członków zarządu. Pozwala to w przyszłości uniknąć pata w sytuacji, gdy w jakimś glosowaniu byłaby równa liczba głosów na „tak” i na „nie”.

Jeśli  w czasie kadencji okaże się, że niektórzy członkowie zarządu wybrani na walnym zebraniu, z różnych powodów przestali pełnić swe funkcje, zarząd może dokooptować do swego składu nowych członków na miejsce ustępujących w liczbie nie przekraczającej 1/3 ustalonego na zebraniu składu. A więc przy składzie pięcioosobowym – jednego, sześcioosobowym ‒ dwóch, a przy składzie dziewięcioosobowym – trzech. Uchwała zarządu w tej sprawie musi być przedstawiona i zaakceptowana na najbliższym walnym zebraniu.

Zadania zarządu

Do zadań zarządu należy przede wszystkim reprezentowanie interesów OSP i realizowanie uchwał i wytycznych walnego zebrania. To zarząd zwołuje walne zebranie – sprawozdawcze i sprawozdawczo-wyborcze zgodnie ze statutem, a nadzwyczajne w razie potrzeby, co również opisuje statut. Statut jest najważniejszym dokumentem, na którym opiera się działalność OSP i obowiązkiem zarządu jest niezwłoczne (czyli w ciągu dwóch tygodni od podjęcia decyzji) zawiadamianie sądu rejestrowego i organu nadzorującego o każdej zmianie statutu lub jego części.

Sąd rejestrowy może również zażądać przesłania oświadczeń członków zarządu, że nie są powiązani w sposób opisany w statucie z członkami komisji rewizyjnej. Oznacza to, że członkowie zarządu nie mogą być małżonkami członków komisji rewizyjnej ani pozostawać z nimi w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia.  Podobnych oświadczeń może także zażądać sąd rejestrowy od członków komisji rewizyjnej. Zarząd informuje również sąd rejestrowy i organ nadzorujący o swoim składzie, o miejscu zamieszkania członków, także o adresie siedziby OSP lub jego zmianie. Organem nadzorującym jest urząd gminy. Dobrym zwyczajem jest zawiadamianie o zmianach także zarządu oddziału powiatowego Związku OSP RP (jeśli OSP jest członkiem Związku) i komendanta powiatowego PSP. Można czynić to za pośrednictwem komendanta gminnego ZOSP RP, jeśli ta funkcja jest obsadzona.

Na życzenie organu nadzorującego zarząd udziela wszelkich wyjaśnień dotyczących działalności OSP oraz udostępnienia wszystkie niezbędne dokumenty. Warto jednak pamiętać, że udostępnianie oryginałów dokumentów może się odbywać tylko w lokalu OSP.  Jest to wyraźny zapis statutowy, który nie obowiązuje jedynie prokuratury. Ale nawet w takim przypadku konieczne jest pisemne żądanie prokuratora, które po wydaniu dokumentów osobie uprawnionej pozostaje w aktach OSP.

Zarząd opracowuje projekty rocznego planu działalności i budżetu OSP, które uchwala walne zebranie oraz składa walnemu zebraniu sprawozdania z ich wykonania. Ma również prawo do zaciągania w imieniu OSP zobowiązań finansowych. Walne zebranie może uchwałą ograniczyć ich wysokość.

Poza sprawami materialnymi, zarząd działa na szerszym polu. Podejmuje uchwały w sprawie przyjmowania i skreślania z listy członków OSP, a także w sprawie przyznawania dyplomów i nagród oraz występowania z wnioskami o przyznanie odznaczeń i odznak. Zarząd może także organizować młodzieżowe i kobiece drużyny OSP, zespoły kulturalno-oświatowe i sportowe.

Do uprawnień zarządu OSP należy także ocena realizacji przez członków OSP powierzonych im zadań (niekoniecznie ratowniczych) i rozstrzyganie sporów między członkami, wynikających z ich przynależności do OSP, a także wykonywanie innych zadań, wynikających z postanowień statutu, a nieprzypisanych kompetencjom walnego zebrania.

I tu ogromne pole do pracy otwiera się dla niedocenianego często organu naszego stowarzyszenia, jakim jest komisja rewizyjna. Obok walnego zebrania członków i zarządu jest to organ z wielkimi uprawnieniami i równie wielką odpowiedzialnością.

Komisja rewizyjna

Organem kontroli wewnętrznej OSP jest komisja rewizyjna. Jej zadania opisane są w obowiązującym statucie. Komisja jest wybierana na walnym zebraniu sprawozdawczo-wyborczym i wybiera spośród siebie przewodniczącego, który ją później reprezentuje. O ile w trakcie kadencji któryś z członków komisji przestanie pełnić swe obowiązki, o tyle komisja rewizyjna OSP może dokooptować do swojego składu nowych członków, na miejsce ustępujących, w liczbie nieprzekraczającej 1/3 jej składu. Zmiana taka – tak jak w przypadku zarządu – powinna być zgłoszona na najbliższym walnym zebraniu do akceptacji.

Komisja rewizyjna ma obowiązek co najmniej raz w roku przeprowadzić kontrolę całokształtu  działalności statutowej OSP, ze szczególnym uwzględnieniem gospodarki finansowej i opłacania składek członkowskich. Praktyka wskazuje jednak, że do prawidłowego wykonywania czynności kontrolnych konieczne jest – zwłaszcza w większych OSP – częstsze zaglądanie do dokumentów.

Komisja rewizyjna składa na walnych zebraniach sprawozdania z przeprowadzonych kontroli, wraz z oceną działalności OSP, i wnioskuje o udzielenie bądź nieudzielenie zarządowi absolutorium. Tak więc zarzuty, że komisja rewizyjna wsadza nos w nie swoje sprawy, są całkiem bezzasadne. Komisja ma nie tylko prawo, ale także statutowy obowiązek całościowego oceniania działalności OSP, nie tylko spraw finansowych, choć te są z punktu widzenia komisji najważniejsze.

Komisja ma też prawo i obowiązek bieżącego przedstawiania zarządowi uwag i wniosków, dotyczących jego pracy. Oczywiście uwagi te powinny być przedstawiane w sposób rzeczowy, bez sprawiania wrażenia „polowania na czarownice”. I także z tego powodu w skład komisji rewizyjnej powinni wchodzić druhowie nie tylko z dużym doświadczeniem (także w zakresie finansów), ale i wyjątkowo rozważni. Wydaje się, że optymalne byłoby, gdyby w komisji rewizyjnej znaleźli się np. byli prezesi czy byli skarbnicy. Oczywiście, jeżeli pozwalają na to względy międzyludzkie i nie ma wzajemnych zawiści i antagonizmów.

Nie każdy jednak członek OSP może zostać wybrany w skład komisji rewizyjnej. Ponieważ zajmuje się ona głównie sprawami finansowymi, statut OSP przewiduje ograniczenia, wynikające z uregulowań ogólnych.

Tak więc członek komisji rewizyjnej OSP nie może być jednocześnie członkiem zarządu tej OSP, współmałżonkiem członka tego Zarządu ani pozostawać z członkami tego zarządu w stosunku pokrewieństwa, powinowactwa lub podległości z tytułu zatrudnienia. Nie może być również skazany prawomocnym wyrokiem sądowym za (jakiekolwiek) przestępstwo z winy umyślnej. W odróżnieniu od innych stowarzyszeń, członek komisji rewizyjnej OSP – inaczej niż inni członkowie OSP ‒ nie ma prawa do otrzymywania wynagrodzenia w jakiejkolwiek formie ze strony macierzystej OSP. Nie dotyczy to, oczywiście, przypadków, gdy członek komisji rewizyjnej jest jednocześnie ratownikiem i otrzymuje ekwiwalent za udział w akcjach czy szkoleniach, a także gdy jest konserwatorem sprzętu. W obu przypadkach płatnikiem nie jest OSP, a gmina.

Dla zapewnienia właściwych warunków do pełnienia obowiązków statut zapewnia komisji rewizyjnej, że jest każdorazowo informowana o posiedzeniach zarządu OSP i jej przedstawiciele mają prawo uczestniczyć (oczywiście bez prawa głosu stanowiącego, jedynie z głosem doradczym) w obradach. Nie wymaga to zaproszenia ze strony zarządu, ale z drugiej strony nie może zakłócać pracy zarządu, zwłaszcza przez zbytnie ingerencje w działalność bieżącą.

Odpowiedzialność władz OSP

Tak więc władze OSP mają wiele pracy. Mają zarówno duże uprawnienia organizacyjne, jak i ogromną odpowiedzialność. Odpowiedzialność zarówno przed członkami OSP, jak też – o czym czasem zapominamy – przed władzami samorządowymi i państwowymi. Mówi o tym wprost art. 296 kodeksu karnego. Jest to sprawa na tyle ważna i druhom mało znana, że przytoczę go w całości:

Par. 1 Kto, będąc obowiązany na podstawie przepisu ustawy, decyzji właściwego organu lub umowy do zajmowania się sprawami majątkowymi lub działalnością gospodarczą osoby fizycznej, prawnej albo jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej, przez nadużycie udzielonych mu uprawnień lub niedopełnienie ciążącego na nim obowiązku, wyrządza jej znaczną szkodę majątkową, podlega karze pozbawienia wolności od 3 miesięcy do lat 5.

Par. 2 Jeżeli sprawca przestępstwa określonego w par. 1 działa w celu osiągnięcia korzyści majątkowej, podlega karze pozbawienia wolności od 6 miesięcy do lat 8.

Par. 3 Jeżeli sprawca przestępstwa określonego w par. 1 lub 2 wyrządza szkodę majątkową w wielkich rozmiarach, podlega karze pozbawienia wolności od roku do lat 10.

Par. 4 Jeżeli sprawca przestępstwa określonego w par. 1 lub 3 działa nieumyślnie, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

Par. 5 Nie podlega karze, kto przed wszczęciem postępowania karnego dobrowolnie naprawił w całości wyrządzoną szkodę.

A my jako OSP działamy na podstawie m.in. ustawy ‒ Prawo o stowarzyszeniach. OSP jest stowarzyszeniem mającym osobowość prawną. Jej majątek jest majątkiem wspólnym wszystkich członków, powierzonym czasowo w kolegialne zarządzanie (pod bacznym okiem komisji rewizyjnej) członkom zarządu. Dlatego skarbnik ma obowiązek podpisać oświadczenie o odpowiedzialności finansowej. Dobrze byłoby, gdyby takie oświadczenia złożyli także i inni członkowie zarządu. Nie dlatego, że z góry zakładamy, że nie będą uczciwie sprawować swych obowiązków. Dla przypomnienia i pełnej jasności dotyczącej ciążącej na nich odpowiedzialności. Odpowiedzialności, którą według prawa ponoszą bez względu na to, czy takie oświadczenie istnieje, czy też nie.

Więcej na ten temat mógłby powiedzieć prawnik, ale już na podstawie ogólnej informacji wiadomo, że nic dobrego nie wynika w przypadku wystąpienia w OSP znaczących zaniedbań (zwłaszcza finansowo-skarbowych), niedopełnienia obowiązków, czy – nie daj Boże – świadomych naruszeń prawa w tym zakresie.

Tak więc we władzach OSP powinni się znaleźć druhowie nie tylko oddani sprawom ratownictwa, ale i tacy, którzy potrafią zarządzać mieniem znacznej nieraz wartości. Trudno może w to uwierzyć, ale mienie małej nawet OSP to co najmniej kilkaset tysięcy złotych. Częściowo własne, częściowo użyczone przez gminę. Wystarczy policzyć wartość strażnicy, pojazdów i sprzętu. Członkowie zarządu (poza naczelnikiem) nie muszą nawet być czynnymi ratownikami. Za to niezbędna jest wiedza i umiejętności oraz choćby niewielkie talenty menadżerskie. Wiek ma znaczenie drugorzędne.

Najlepiej, gdy doświadczeni druhowie współpracują z mniej doświadczonymi, ale obdarzonymi energią i talentami organizacyjnymi. I gdy wszyscy, mając do siebie zaufanie, szanują się nawzajem.

Andrzej Klimm