W każdej OSP powinien być skarbnik. To bardzo odpowiedzialna funkcja. Jego zadania wyznacza to, jaką działalność prowadzi OSP, czy poza składkami członkowskimi ma inne dochody własne i jak nimi gospodaruje.

W§ 24 Statutu wzorcowego OSP znajdujemy zapis: „Zarząd wybiera ze swego grona prezesa, naczelnika, dwóch wiceprezesów, sekretarza i skarbnika, a także może wybrać gospodarza, kronikarza i zastępcę naczelnika straży”. Takie lub bardzo zbliżone wytyczne występują w statucie każdej OSP. Obligatoryjne jest więc obsadzenie nie tylko funkcji prezesa i naczelnika, ale także skarbnika. Bez tego statut naszej OSP nie zostanie zarejestrowany w Krajowym Rejestrze Sądowym i nie będziemy mogli prowadzić działalności.

We współczesnym świecie jednymi z najważniejszych zagadnień są sprawy finansowe. Prawidłowe prowadzenie tych spraw zapewnia spokojną działalność podstawową. Niewywiązywanie się ze zobowiązań wobec fiskusa, bałagan w dokumentacji finansowej lub – co gorsza – braki sugerujące możliwość nadużyć, to ciężkie przewinienia, które mogą doprowadzić nawet do uniemożliwienia działalności OSP, choćby jednostka miała znaczne osiągnięcia na polu ratownictwa.

Nie będę tu przedstawiał, jakie są możliwości zdobywania funduszy na działalność ani jak prowadzić księgowość. Znakomicie opisał to Adam Nowak w artykule „Źródła finansowania i księgowość” w nr 6 „Strażaka” z czerwca 2013. Na niektóre pytania z tej dziedziny można także znaleźć odpowiedzi w Internecie, na przykład w artykule Macieja Paraszczy „Czym różni się uproszczona księgowość od pełnej księgowości”

• http://www.gofin.pl/17,2,301,103845,prowadzenie-ksiag-rachunkowych-przez-ochotnicza-straz-pozarna.html
• http://www.ekspertbeck.pl/ksiegi-rachunkowe-czy-ksiega-skarbnika-w-osp/
• http://interpretacja-podatkowa.pl/interpretacja/pokaz/1-_podatek-od-towarow-i-uslug-oraz-podatek-akcyzowy_/16-przepisy-ogolne/17-zwolnienia-przedmiotowe/35929-ksiegi-rachunkowe-zeznanie-podatkowe-zwolnienie.html

Za całość spraw finansowych OSP odpowiada skarbnik. W niniejszym opracowaniu chciałbym przedstawić zakres obowiązków, praw i odpowiedzialności dobrego skarbnika.

Skarbnik – jako członek zarządu – odpowiada za prawidłowe prowadzenie dokumentacji finansowej OSP. Wynika to bezpośrednio z przepisów ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z  15 listopada 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości dla niektórych jednostek niebędących spółkami handlowymi, nieprowadzących działalności gospodarczej. Nawet jeżeli prowadzenie księgowości zarząd powierzy „zewnętrznej” księgowej, za jej pracę odpowiada skarbnik. Odpowiedzialność tę dzieli co prawda z prezesem (który odpowiada za wszystko w stowarzyszeniu), ale nie staje się ona przez to w niczym mniejsza. Tak więc skarbnik musi na bieżąco kontrolować dokumentację finansową, nawet gdy prowadzi ją inna osoba.

Skarbnik odpowiada także za prawidłowość wszystkich rozliczeń OSP, za ich ewidencję zgodną z obowiązującymi przepisami, a także za właściwe przechowywanie dokumentów finansowych OSP i ich archiwizację. Należy zwrócić uwagę, że dokumenty finansowe zawierają często dane osobowe, podlegające szczególnej ochronie, więc należy je przechowywać w warunkach gwarantujących, że nie dostanie się do nich nikt niepowołany. Dobrze jest przyjąć zasadę, że dokumenty finansowe (tak jak osobowe) nie mogą być wynoszone poza teren OSP. Wyjątek można zrobić wyłącznie dla księgowej, jeżeli nie pracuje w strażnicy, ale ją także obowiązują przepisy o ochronie danych. Znam przypadek, gdy OSP odmówiło wydania dokumentów nawet biegłemu sądowemu i uczyniła to dopiero na pisemne żądanie prokuratora. Zarówno biegły, jak i sąd uznały taki tryb postępowania zarządu OSP za prawidłowy.

Niezbywalnym prawem i obowiązkiem skarbnika jest prawo podpisu na dokumentach finansowych. Bez jego podpisu dokumenty finansowe OSP nie mają mocy prawnej. Zapisano to zresztą we wzorcowym statucie w § 44: „Umowy, akty oraz pełnomocnictwa i dokumenty finansowe podpisują w imieniu OSP prezes lub wiceprezes i skarbnik”. Tak więc funkcja ta wymaga nie tylko znajomości spraw finansowych, czyli stale zmieniającego się w naszym kraju prawa i zasad sprawozdawczości, ale też dużego zaangażowania osobistego i czasowego. Nie powinny podejmować się tej funkcji osoby mające nawet dobre chęci, ale niemające odpowiedniej wiedzy. Oczywiście w małych OSP, działających w niewielkich gminach, w których obroty finansowe są niewielkie, olbrzymią pomocą może być urząd gminy. W wielu przypadkach właściwą księgowość prowadzą wprost urzędnicy, a skarbnik dostarcza jedynie kolejne dokumenty. Wynika to z faktu, że dla organu założycielskiego (a więc kontrolnego), jakim dla OSP jest gmina, czasem łatwiej jest poprowadzić całą rzecz od początku, niż później poprawiać czyjeś błędy. Ale nawet w takim przypadku odpowiedzialność nadal ciąży na skarbniku OSP, który i tak musi podpisać wszystkie stosowne dokumenty.

O sprawach finansowych OSP decyduje zarząd w swym pełnym składzie. Materiały potrzebne do podejmowania takich decyzji przygotowuje jednak właśnie skarbnik. On też, wraz z prezesem odpowiada za prawidłową, bieżącą gospodarkę środkami finansowymi. Stąd też przez ręce skarbnika powinny przechodzić wszystkie dokumenty finansowe – faktury i rachunki. Należy zwrócić uwagę na to, że bardzo korzystne jest, by dokumenty tego typu były na odwrocie opisywane – czego dotyczą i w jakim celu oraz przez kogo był poczyniony wydatek. Można również napisać na czyje polecenie. Skarbnik powinien również parafować przyjęcie dokumentu do odpowiedniego rejestru. Ułatwia to sprawdzanie celowości kolejnych wydatków.

Skarbnik jest w zarządzie osobą ‒ niejedyną, ale najbardziej predysponowaną ‒ do wyszukiwania sposobów zwiększenia wpływów do strażackiej kasy. To on w pierwszym rzędzie powinien śledzić możliwości uzyskiwania rozmaitych darowizn, dotacji czy innych dochodów. Dlatego powinien doskonale znać zarówno różne dodatkowe źródła finansowania, jak i realne możliwości skorzystania z nich.

Skarbnik odpowiada również za właściwe przechowywanie środków pieniężnych. Oczywiście najbezpieczniejsze jest trzymanie gotówki w banku i korzystanie w jak największej mierze z obrotu bezgotówkowego, ale nie zawsze można tak robić. Często nawet przy zakupie sprzętu ratowniczego można się spotkać z żądaniem zapłaty gotówką. W tej sytuacji w kasie podręcznej powinien być pewien zapas gotówki. Tu jednak skarbnik powinien dbać o to, by spoczywała w bezpiecznym miejscu – np. w sejfie czy stabilnie zamocowanej kasecie, od której klucz posiada wyłącznie on. Zaleca się również, by zarząd podjął uchwałę określającą, jaka jest górna granica środków, jakie można przechowywać w kasie podręcznej. To porządkuje sprawę i zapobiega przechowywaniu większej ilości pieniędzy „w skarpecie”. Określenie „większa ilość” jest przy tym subiektywne, zależne od wysokości obrotu finansowego naszej OSP.

Jako strażnik finansów OSP skarbnik powinien też być odporny na pokusy szybkiego pomnożenie zasobów poprzez umieszczanie środków na okazyjnych, podejrzanie wysoko oprocentowanych kontach w różnych bankach i parabankach. Przy ewentualnej „wpadce” niesłychanie trudno będzie skarbnikowi wytłumaczyć właścicielowi tych środków (a więc wszystkim członkom stowarzyszenia), że działał w dobrej wierze. A złe gospodarowanie powierzonym mieniem jest uwzględnione w kodeksie karnym i mogą być za to na drodze sądowej wymierzone dość dotkliwe kary.

Do skarbnika należy również opracowanie rocznego planu finansowego OSP. Nie ma tu znaczenia, jak wielkie są obroty finansowe. Publiczne pieniądze zawsze powinny pochodzić z legalnych źródeł i zawsze w równie legalny sposób powinny być wydawane. Dlatego po zakończeniu okresu finansowego,  skarbnik powinien sporządzić sprawozdanie z wykonania planu. Oba te dokumenty są tak ważne, że wymagają przyjęcia specjalnymi uchwałami na corocznym walnym zebraniu członków OSP.

Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych z 15 lutego 1992 r. (z późniejszymi zmianami) nakazuje, aby sprawozdanie finansowe po jego przegłosowaniu i zatwierdzeniu przez walne zebranie członków było dołączone do rocznego zeznania podatkowego (CIT-8), które OSP jako płatnik tego podatku powinien złożyć w urzędzie skarbowym w ciągu 10 dni od daty odbycia walnego zebrania. Ostatecznym terminem złożenia tego zeznania za każdy rok jest 31 marca roku następnego.

Ponieważ skarbnik prowadzi zazwyczaj także bezpośrednią obsługę kasową, wymagane jest, aby złożył oświadczenie o odpowiedzialności materialnej. Spotkałem się z przypadkami, gdy oświadczenia takie składali wszyscy członkowie zarządu. Moim zdaniem jest to dobry zwyczaj, gdyż uzmysławia wszystkim, że zespołowo kierują i odpowiadają za powierzony im majątek OSP. Odpowiedzialność prawna wynika zresztą także z przepisów ogólnych i nawet przy braku podpisanego oświadczenia, odpowiedzialność skarbnika nie ulega zmniejszeniu. Oświadczenia o odpowiedzialności materialnej przechowuje prezes, a fakt ich istnienia kontroluje komisja rewizyjna.

Pełniąc obsługę kasową, skarbnik z jednej strony proponuje zarządowi wysokość rocznej składki członkowskiej, zatwierdzanej później na walnym zebraniu, a z drugiej – przyjmuje wpłaty tych składek. Prowadzi też rejestr członków z zaznaczeniem aktualności wniesienia składek członkowskich. Jest to o tyle ważne, że zbyt długie zaleganie z wpłaceniem należnych składek skutkuje zawieszeniem, a później utratą praw członkowskich w OSP. Na ogół przyjmuje się, że tylko członkowie z aktualnie opłaconymi składkami mają prawo głosu na walnym zebraniu. Przy zaległości większej niż rok zarząd może podjąć decyzję o skreśleniu z listy członków. Oczywiście przysługuje możliwość odwołania się do walnego zebrania, ale przy zaległościach w płaceniu niewielkich zazwyczaj składek trudno wykazać swoją dobrą wolę.

O ile nasza OSP jest członkiem Związku OSP RP, o tyle skarbnik ma jeszcze jeden obowiązek składkowy. Co roku wpłaca zbiorową składkę członkowską OSP na rzecz  Związku OSP RP. Wysokość tej składki powinna być określona przez Zarząd Oddziału Gminnego (lub równorzędnego) Związku  OSP RP. Składkę wpłaca się na rzecz tegoż oddziału. Spotyka się także przypadki (zazwyczaj gdy oddziały gminne nie prowadzą działalności finansowej), gdy OSP wpłacają  składki bezpośrednio na rzecz oddziału powiatowego, a nawet wojewódzkiego. W każdym przypadku składki powinny być wnoszone, gdyż od nich w pewnym stopniu zależy sprawność działania Związku OSP RP.

Tak więc rola skarbnika nie ogranicza się – jak się czasem wydaje – jedynie do zliczania wpływów i wydawaniu pieniędzy na polecenie zarządu. Musi, co jak widać, nie jest proste, prowadzić na bieżąco księgowość zgodną z wymaganiami władzy skarbowej. Musi w porę odprowadzać należne podatki. Musi wskazywać na możliwe źródła ewentualnych dochodów i na ograniczenia w wydatkach. Musi planować strategię finansową stowarzyszenia, aby zachować możliwość jego działania i rozwoju. Musi w terminie składać niezbędne sprawozdania wszystkim podmiotom do tego uprawnionym.

Oczywiście może też tego nie robić. Tyle że wówczas pretensję możemy mieć wyłącznie do siebie, bo takiego skarbnika sami wybraliśmy kiedyś do składu zarządu. Natomiast, jeżeli mamy dobrego skarbnika, dobrze wywiązującego się ze swoich obowiązków, do którego nie ma żadnych zastrzeżeń, a nasza OSP pomyślnie pokonuje trudności finansowe – dbajmy o niego i pamiętajmy, żeby go pochwalić, gdy przyjdzie taka pora. Bo taki skarbnik to prawdziwy skarb.

Andrzej Klimm