Wszyscy w OSP rozumieją wagę funkcji prezesa czy naczelnika. Jest w zarządzie także funkcja sekretarza, ale jego zadania nie są już tak oczywiste. Czasami mylona jest ona z funkcją sekretarki, skądinąd pożyteczną, ale niewystępującą w strukturze OSP.

Sekretarka w stowarzyszeniu prowadzi zazwyczaj biuro prezesa czy innej osoby podejmującej decyzje natomiast sama nie jest władna podejmować wiążących decyzji. Oczywiście w życiu bywa różnie i zdarzają się przypadki, gdy doświadczona sekretarka ma wielki wpływ na ostateczne decyzje szefa, ale formalnie taki układ jest niedopuszczalny. Natomiast funkcja sekretarza zarządu, czyli osoby współdecydującej o działalności stowarzyszenia jest związana z koniecznością podejmowania – w powierzonym mu zakresie kompetencji – wiążących decyzji, które może zmienić jedynie zarząd. Oczywiście, przy dobrze pracującym zarządzie i wzajemnym zaufaniu jego członków sytuacja taka to krańcowość, gdyż w przypadku różnicy stanowisk na jakiś temat, prezes powinien sprawę z sekretarzem przedyskutować i obaj druhowie powinni w pierwszej kolejności starać się znaleźć i uzgodnić wspólne stanowisko. To dotyczy zresztą także i innych członków zarządu.

Jaki jest więc typowy zakres obowiązków sekretarza zarządu naszej OSP? Przede wszystkim organizuje on właściwe warunki pracy zarządu od strony administracyjnej. Ponieważ w ogromnej większości OSP – w odróżnieniu od wielu innych stowarzyszeń – nie ma czegoś w rodzaju biura z etatowymi pracownikami, sekretarz staje się jakby jednoosobowym biurem (oczywiście mogą mu pomagać inni druhowie, ale on za to odpowiada). Do jego głównych obowiązków należy więc:

·       Prowadzenie wykazu pism przychodzących i wychodzących,

·       Przygotowywanie projektów pism wychodzących, które podpisuje wraz z prezesem,

·       Pilnowanie dotrzymywania terminów załatwiania spraw bieżących i odpowiedzi na korespondencję przychodzącą,

·       Przygotowywanie zebrań zarządu: ustalanie z prezesem terminu i porządku obrad, sporządzanie projektów uchwał, powiadamianie członków zarządu, komisji rewizyjnej i zaproszonych gości, sporządzanie protokółów z zebrania i podpisywanie ich wspólnie z prezesem,

·       Pilnowanie wykonywania uchwał, podjętych przez zarząd,

·       Przygotowywanie dokumentów na walne zebrania: ustalanie z zarządem terminu i porządku obrad walnego zebrania, sporządzanie projektów uchwał, powiadamianie członków zarządu, komisji rewizyjnej i zaproszonych gości, skompletowanie dokumentów po walnym zebraniu i dopilnowanie wypełnienia obowiązku sprawozdawczego,

·       Bieżąca współpraca (korespondencyjna) z władzami ZOSP RP, władzami samorządowymi, innymi organizacjami pozarządowymi, szkołami i organizacjami młodzieżowymi itp.

Do obowiązków sekretarza należy także:

·       Opracowywanie projektów okresowych planów działalności OSP oraz sprawozdań z ich wykonania,

·       Sporządzanie (na wniosek naczelnika) wniosków  o odznaczenia i – po zatwierdzeniu ich przez zarząd – prowadzenie ich ewidencji, a także wykazu innych odznaczeń, posiadanych przez członków OSP,

·       Wystawianie legitymacji członkowskich członkom OSP i prowadzenie ich ewidencji,

·       Przechowywanie sztandaru OSP i pieczątek OSP,

·       Przechowywanie dokumentów archiwalnych.

Sekretarz odpowiada za całość dokumentacji OSP za wyjątkiem dokumentacji finansowej, za którą odpowiada skarbnik. Do niego należy też prowadzenie na bieżąco Książki pracy OSP, w której powinien zamieszczać wszystkie ważniejsze sprawy z życia OSP – planowane i wykonane. Sekretarz powinien zamieścić w niej:

·       Skład osobowy władz OSP w poprzednich kadencjach z wykazem osób, pełniących funkcję prezesa (komendanta) od powstania OSP do bieżącej kadencji;

·       Aktualny stan osobowy władz OSP i ewentualne zmiany, zachodzące w czasie kadencji;

·       Aktualne wykazy członków zwyczajnych, wspierających i honorowych OSP zawierający: imię i nazwisko, imię ojca, datę i miejsce urodzenia, PESEL, adres miejsca zamieszkania, ewentualnie zawód i miejsce pracy;

·       Aktualny rejestr odznaczeń i innych wyróżnień, które otrzymali członkowie OSP, zawierający: imię i nazwisko, rodzaj odznaczenia czy wyróżnienia, nr legitymacji lub dyplomu i data nadania;

·       Komplet protokołów z zebrań zarządu;

·       Aktualny wykaz wyszkolenia członków OSP zawierający numer i datę wydania zaświadczenia o ukończonym szkoleniu;

·       Udział OSP w zawodach ratowniczych z podaniem rodzaju zawodów, składu drużyny i osiągniętych wyników;

·       Opis przeciwpożarowych działań profilaktycznych przeprowadzonych przez OSP (konkursy, prelekcje, turnieje itp.);

·        Opis aktualnej działalności pozaratowniczej (działalność zespołów artystycznych, sekcji sportowych itp.) z określeniem liczby osób, biorących w niej udział;

·       Aktualną ewidencję prac, wykonywanych honorowo (bez wynagrodzenia) przez członków OSP, zawierającą: kreślenie zadania, imiona i nazwiska wykonujących, miejsce i czas wykonywania zadania, szacunkową wartość wykonanej pracy

W książce pracy OSP można też pozostawić specjalne miejsce na uwagi i zalecenia organów kontrolujących działalność naszej OSP, a nawet na wpisy gości. Książkę pracy OSP można nabyć np. w zarządach wojewódzkich Związku OSP RP, a dobry przykład „elektronicznej” książki pracy OSP znaleźć można przykład w Internecie pod adresem: osp.gmina.klodzko.pl/files/Ksiazka%20pracy%20OSP.doc. Każda OSP może oczywiście modyfikować swoją Książkę pracy, w zależności od jej specyfiki, wielkości, czy liczby akcji ratowniczych.

Jak widać, zakres informacji, które powinny zostać zamieszczone w prawidłowo prowadzonej książce pracy OSP, jest bardzo szeroki. W przypadku dynamicznie pracującego stowarzyszenia może okazać się, że prowadzenie jednej „zbiorczej” książki jest niemożliwe. Należy wówczas prowadzić różne tematy i wykazy oddzielnie, ale wszystkie one nadal należą do zbioru dokumentów OSP, prowadzonego przez sekretarza zarządu. Prowadzenie Książki pracy OSP nie zwalnia też innych członków zarządu z obowiązku prowadzenia Książki naczelnika, czy Książki skarbnika.

Wydawać się może, że zbieranie niektórych danych nie jest potrzebne. Jest to błędne mniemanie. W wielu OSP nie można na przykład odtworzyć nie tylko stanu osobowego sprzed niewielu nawet lat, ale trudność sprawia odtworzenie nawet niegdysiejszych składów osobowych władz OSP. A o niektórych, nawet bardzo zasłużonych druhach, nikt już nie pamięta. Dotyczy to zwłaszcza OSP, których dokumenty uległy zniszczeniu na skutek działań losowych lub na skutek niefrasobliwości samych druhów. Czasem okazuje się, że przygotowując się do jubileuszu nie możemy go udokumentować inaczej jak pamięcią ludzką. Należy również pamiętać, że ludzka pamięć jest krótka i zawodna. Już po kilku miesiącach relacje różnych osób na temat tego samego zdarzenia są różne. Stąd waga protokołów i opisów, sporządzanych na bieżąco.

Zbierając aktualne dane osobowe druhów, sekretarz musi pamiętać o obowiązującej ustawie o ochronie danych osobowych. Ustawa obowiązuje wszystkich, także OSP. Dane osobowe muszą być odpowiednio zabezpieczone i wykorzystywane tylko w z góry określonym zakresie. Stąd korzystne jest (zaleca to ZG ZOSP RP), aby na deklaracji członkowskiej naszej OSP umieścić zapis:

„W związku z art. 23 ust. 1pkt. 1 i ust. 2 ustawy z  29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. nr 133, poz. 883) wyrażam zgodę na przetwarzanie przez OSP (nazwa OSP) moich danych osobowych na potrzeby działalności statutowej.

Potwierdzam otrzymanie wiadomości, że administratorem danych jest OSP (nazwa i adres OSP) oraz że przysługuje mi prawo wglądu do moich danych oraz ich poprawianie na warunkach określonych w ustawie o ochronie danych osobowych. Dane osobowe podawane są przeze mnie dobrowolnie.”

Oświadczenie powyższe (lub podobne) powinno być podpisane przez osoby – podającą i przyjmującą dane. O ile druhowie, zwłaszcza z większym stażem, nie mają takiego oświadczenia wpisanego w deklaracji członkowskiej, sekretarz powinien uzyskać je od nich w jak najkrótszym terminie. Dotyczy to zwłaszcza członków JOT, ale może zaistnieć także potrzeba operowania danymi innych członków OSP (np. przy wyborach do władz związkowych różnych szczebli), więc zasadą powinno być odebranie takiego oświadczenia od wszystkich członków. Oświadczenia – tak jak i inne dokumenty z danymi osobowymi – powinny być przechowywane w zabezpieczonym miejscu, do którego dostęp mają tylko osoby upoważnione przez zarząd OSP. O ile nie dysponujemy oddzielnym, zamykanym pomieszczeniem, to wystarczy metalowa szafa lub zamocowana na stałe, zamykana kaseta.

Oświadczenia o podobnej treści (z podpisami członków JOT) może zażądać od OSP także komendant powiatowy PSP. Bez takiej zgody PSP nie może dysponować danymi osobowymi ratowników JOT, co w praktyce może uniemożliwić im udział w akcjach ratowniczych (ich dane nie mogą bez tego oświadczenia występować na przykład w żadnych dokumentach, sporządzanych przez PSK). Można uważać, że ustawa działa zbyt rygorystycznie, ale prawo jest prawem i należy je przestrzegać.

Jak więc widać, zakres obowiązków sekretarza zarządu OSP jest bardzo obszerny. Wobec coraz większych wymagań, zwłaszcza z dziedziny sprawozdawczości, funkcję sekretarza powinna pełnić osoba, która nie tylko nie obawia się „papierologii”, ale także dysponuje sporą ilością czasu, jaki może poświęcić na prawidłowe prowadzenie całej dokumentacji OSP. Niebagatelną sprawą jest umiejętność posługiwania się komputerem. Obecnie na komputerze można nie tylko tworzyć pisma, ale też znaczną część korespondencji można prowadzić drogą elektroniczną, nie mówiąc już o tym, że w Internecie można znaleźć wiele materiałów pomocnych w zarządzaniu stowarzyszeniem, jakim jest OSP. Dokumenty w formie elektronicznej dają się także łatwiej archiwizować i odszukiwać. Jedynie sprawozdania, na których muszą znajdować się oryginalne pieczęcie i podpisy członków zarządu, należy tworzyć nie tylko w formie elektronicznej, ale także papierowej i wysyłać je tradycyjną drogą pocztową.

Tak, jak i inni członkowie zarządu (poza naczelnikiem) sekretarz nie musi być członkiem JOT.

Jeżeli w OSP nie ma obsadzonej funkcji kronikarza, to sekretarz – w miarę swoich możliwości – może pełnić także i te obowiązki. Ponieważ opiekuje się wszystkimi dokumentami, może więc swobodnie operować dokumentami archiwalnymi, a z drugiej strony tworzyć kronikę niejako przy okazji tworzenia zapisów w Książce pracy OSP.

Warto przypomnieć, że kronika formalnie nie jest dokumentem i może mieć różne postacie. Może być tradycyjna, nawet kaligrafowana ręcznie. Może mieć postać fotokroniki z opisanymi fotografiami. Może też mieć postać elektroniczną – zbioru opisanych zdjęć, czy też nawet filmu. Wszystko zależy od inwencji i możliwości osób ją tworzących. Ważne, by oddawała w miarę wyczerpujący sposób życie naszej OSP – zarówno uroczystości, jak akcje ratownicze i zajęcia codzienne. Optymalna przy tworzeniu kroniki jest współpraca druhów pod kierunkiem wybranego kronikarza, a w przypadku jego braku – urzędującego sekretarza.

Andrzej Klimm