W pierwszych miesiącach roku przeprowadzane są coroczne walne zebrania członków OSP. Jest to statutowy obowiązek wszystkich ochotniczych straży pożarnych. Dla sprawnego przebiegu zebrania korzystne jest przyjęcie na początku regulaminu obrad, według którego będzie przebiegało walne zebranie.

W regulaminie takim powinno być przypomnienie niektórych zapisów statutu danej OSP, a także zasady prowadzenia dyskusji, głosowania itp. Może on zawierać też inne postanowienia, które jednak nie mogą być sprzeczne z zapisami statutu OSP i Statutu Związku OSP RP (jeżeli dana OSP jest członkiem Związku). Regulamin jest wewnętrznym dokumentem OSP.

Uchwała w sprawie uchwalenia regulaminu obrad walnego zebrania członków stowarzyszenia ochotnicza straż pożarna powinna być krótka i zawierać jedynie podstawę prawną jej podjęcia (statut OSP), wynik głosowania i stwierdzenie o jej podjęciu. Łączenie jej z innymi zagadnieniami jest niewskazane, gdyż utrudnia późniejsze wprowadzanie poprawek. Uchwała może obowiązywać tylko na zebraniu, na którym została podjęta, ale znacznie wygodniejszy jest brak określania terminu jej obowiązywania, a na następnych walnych zebraniach jedynie przypominanie o jego istnieniu poprzez stwierdzenie prowadzącego zebranie, że obrady będą prowadzone właśnie w oparciu o tenże regulamin. Brak sprzeciwu uznaje się za przyjęcie przez aklamację, natomiast zgłoszony sprzeciw jako propozycję wprowadzenia do regulaminu zmian, co wymaga przeprowadzenia całej procedury przegłosowania zgłaszanej propozycji i podjęcia uchwały przyjmującej bądź odrzucającej te zmiany.

Uchwalony regulamin ułatwia prowadzącemu obrady sprawne wykonywanie jego funkcji. W przypadku zebrania sprawozdawczego nie stosuje się paragrafów dotyczących spraw wyborczych i nie powołuje się komisji wyborczej, chyba że zaistnieje taka potrzeba. Najkorzystniejsze wydaje się opracowanie uniwersalnego regulaminu, obejmującego wszystkie statutowe rodzaje walnych zebrań. Pozwala to na uniknięcie każdorazowej dyskusji na tematy szczegółowe.

W kilku rozdziałach takiego regulaminu powinny być podane:

• Ogólne przepisy, wynikające z postanowień statutu danej OSP,
• Ustalenia dotyczące sposobu przeprowadzania wyborów,
• Ustalenia dotyczące sposobu odwoływania z funkcji i wyborów uzupełniających,
• Ustalenia dotyczące sposobu przeprowadzania głosowań,
• Ustalenia dotyczące podejmowania uchwał,
• Ustalenia dotyczące rozpatrywania planu pracy, budżetu i udzielania absolutorium,
• Określenie zakresu zadań organów walnego zebrania,
• Określenie zadań nadzwyczajnego walnego zebrania,
• Przepisy końcowe, zawierające zwłaszcza określenie sposobu uchwalania regulaminu i wprowadzania do niego zmian.

Tak zredagowany regulamin pozwala na sprawne przeprowadzenie dowolnego walnego zebrania, a także daje możliwość do przeprowadzania bez oddzielnej dyskusji np. wyborów uzupełniających na zebraniach sprawozdawczych, gdzie zazwyczaj tego się nie przewiduje. Na wstępie, w pierwszej części regulaminu, powinny się znaleźć definicje walnych zebrań: sprawozdawczo-wyborczego, sprawozdawczego i nadzwyczajnego oraz tryb ich zwoływania. Rodzaj zwoływanego walnego zebrania powinien być podany w ogłoszeniu o jego zwołaniu i w ewentualnych zaproszeniach.

Regulamin powinien przypomnieć o tym, kto ma prawo do otworzenia zebrania i przeprowadzenia wyboru przewodniczącego zebrania i protokolanta oraz określić sposób głosowania (tajne czy jawne). Zazwyczaj zebranie otwiera prezes zarządu OSP, a wybory są jawne. Możliwe są jednak także inne rozwiązania, jeżeli są zgodne z zapisami statutu OSP. Nie ma statutowego ograniczenia, co do osoby przewodniczącego zebrania. Może to być członek zwyczajny, wspierający lub nawet honorowy danej OSP. Spotyka się nawet, że walne zebranie prowadzi któryś z gości. Oczywiście w takim przypadku nie może brać udziału w głosowaniach. Prowadzenie zebrania przez osobę z zewnątrz nie jest rozwiązaniem najszczęśliwszym i – moim zdaniem – powinno być czymś wyjątkowym. Sprawa ta może, ale nie musi być określona w regulaminie obrad.

Ważne jest przypomnienie w regulaminie, kto ma prawo uczestniczenia w głosowaniach. Jest to określone w statucie, który ustala, że czynne i bierne prawo wyborcze przysługuje jedynie członkom zwyczajnym stowarzyszenia. Członkowie honorowi i wspierający mają jedynie prawo udziału w dyskusji jako głos doradczy, ale nie stanowiący. Należy tu zwrócić uwagę na spotykane niekiedy przypadki, gdy członkowie OSP, chcąc w szczególny sposób uczcić bardzo zasłużonego druha (zazwyczaj spotyka to wieloletniego prezesa), podejmują uchwałę nadającą mu godność honorowego członka czy honorowego prezesa. Pomijając już fakt, że wzorcowy statut nie przewiduje godności honorowego prezesa, taka uchwała wprowadza pewne zamieszanie, gdyż odbiera honorowanej osobie prawo do głosowania, do wybierania i bycia wybieranym, co może być większą przykrością niż radością z przyznania zaszczytnego miana. Nie można być jednocześnie członkiem zwyczajnym i honorowym. Jeżeli przewodniczący zebrania dopuści jednak taką osobę do głosowania, wynik głosowania może zostać podważony.

Regulamin musi też jednoznacznie stwierdzać sposób udziału członków zebrania w dyskusji ‒ udzielanie i odbieranie głosu oraz formę zgłaszania się do dyskusji. Pozwala to na uniknięcie późniejszych nieporozumień na ten temat, zwłaszcza ze strony osób, których znajomość prawa jest szczątkowa. Z tego samego powodu regulamin powinien określać formę protokołu sporządzanego przez wybranego protokolanta. Z jednej strony pomoże to niewprawnemu niejednokrotnie protokolantowi w zachowaniu właściwej formy i treści, a z drugiej jest pomocą przy późniejszym sporządzaniu sprawozdań. Wielką pomocą są tu formularze opracowane i zamieszczone na stronie internetowej Zarządu Głównego ZOSP RP. Zalecane jest jednak sporządzanie także sprawozdania opisowego, z bardziej szczegółowym podaniem niektórych faktów i ustaleń, co jest bezcenną pomocą dla późniejszych kronikarzy.

Do protokołu załącza się listę obecności członków OSP, uczestniczących w obradach. Wobec obecnych wymagań co do sprawozdawczości korzystne jest, zwłaszcza przy zebraniach, na których następują wybory osób na funkcje w OSP, sporządzanie listy członków (a więc osób głosujących) w dwóch egzemplarzach, gdyż sąd rejestrowy, do którego zgłaszamy takie zmiany, wymaga oryginału listy. Drugi oryginał zachowujemy w dokumentach walnego zebrania. Bardzo ważną sprawą, która powinna być uregulowana regulaminem, jest sprawa zasad przeprowadzania wyborów, jeśli są przewidziane w porządku obrad. Określa się więc sposób głosowania, kryteria ważności głosowań oraz kto i w jakiej formie zgłasza kandydatury. Regulamin powinien również podawać liczbę wybieranych osób lub pozostawiać to do decyzji członków walnego zebrania podjętej w formie głosowania. Wybory uzupełniające – jeżeli zaistnieje taka potrzeba – przeprowadzane są w taki sam sposób.

W uzasadnionych przypadkach walne zebranie z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji rewizyjnej może odwołać prezesa lub poszczególnych członków władz stowarzyszenia. Regulamin powinien uwzględniać taką sytuację, a w przypadku niemożności podjęcia decyzji, powinien także przewidywać możliwość powołania przez walne zebranie komisji tematycznej, w celu zbadania sprawy i powrócenia do niej na następnym walnym zebraniu lub – co się czasem stosuje – na drugiej części tego samego zebrania, która będzie miała miejsce w określonym terminie.

Jedną z ważniejszych spraw przy opracowywaniu regulaminu obrad jest dokładne określenie sposobu zarówno głosowania, jak i liczenia głosów. Powinno się także znaleźć ustalenie, jakie głosy (przy głosowaniu tajnym) uznawane są za ważne, a jakie za nieważne. Częstym błędem jest dopuszczanie do dyskusji na ten temat już w trakcie głosowania. W przypadkach szczególnych przewodniczący obrad może zarządzić powtórzenie głosowania.

Przy wyborach władz stowarzyszenia zazwyczaj władze te konstytuują się (czyli dzielą pomiędzy swych członków przewidziane funkcje) w ciągu dwóch dni. W licznych OSP przyjęło się jednak, że pierwsze posiedzenie wybranych władz odbywa się w przerwie walnego zebrania, aby niezwłocznie powiadomić o tym zebranych członków. Oba te rozwiązania są prawidłowe i mogą się znaleźć w regulaminie (jeżeli statut OSP nie mówi inaczej).

Ogólną zasadą jest, że głosowania wybierające władze są tajne, a pozostałe – jawne. Zaleca się jednak, aby w regulaminie zawrzeć klauzulę, że na wniosek określonej grupy członków (np. ¼) można przeprowadzić głosowanie w trybie tajnym – po uprzednim poddaniu wniosku pod głosowanie jawne. Jest to stosowane, zwłaszcza gdy trzeba podejmować decyzje personalne, ale nie tylko.

Regulamin powinien także określać, kiedy walne zebranie jest władne podejmować uchwały. Dotyczy to zwłaszcza sprawy quorum, czyli obecności na zebraniu dostatecznej liczby osób uprawnionych do głosowania. Zazwyczaj przyjmuje się, że uchwały walnego zebrania zapadają zwykłą większością głosów, w głosowaniu jawnym, w obecności ponad połowy ogólnej liczby członków zwyczajnych stowarzyszenia. Dla przypadku, gdy według listy obecności nie ma wymaganej liczby członków zwyczajnych, należy w regulaminie przewidzieć możliwość zwołania zebrania w drugim terminie, w którym nie ma już wymogu obecności ponad połowy członków, a podejmowane uchwały i wyniki głosowań mają moc wiążącą bez względu na liczbę obecnych. Zazwyczaj nie określa się, co to znaczy „drugi termin” i jest tu stosowana szeroka interpretacja – od kilku dni do pół godziny. Można to określić w regulaminie, ale nie ma takiego nakazu.

Regulamin powinien również – poprzez odwoływanie się do odpowiednich punktów statutu – określać sposób rozpatrywania spraw dotyczących planu pracy, budżetu i udzielania absolutorium, co jest głównym celem zwyczajnego walnego zebrania.

Żeby usprawnić przebieg zebrania, w regulaminie powinny być również sprecyzowane zakresy obowiązków walnego zebrania jako całości oraz powołanych komisji. Zazwyczaj powołuje się komisje: mandatową, wyborczą, skrutacyjną i wnioskową. Komisja mandatowa czuwa nad listą obecności, a do jej zadań należy sprawdzenie prawidłowości i ważności mandatów członków walnego zebrania oraz stwierdzenie, czy na sali jest wymagane quorum. Spotyka się czasem sprawdzanie quorum nie tylko na początku obrad, ale także przed głosowaniami. Komisja wyborcza organizuje wybory, a komisja skrutacyjna je przeprowadza (liczy głosy). Często obie te komisje łączy się w jedną komisję wyborczo-skrutacyjną. Członkowie komisji wyborczej i skrutacyjnej nie mogą kandydować w wyborach. Jeżeli zaistnieje taki przypadek, to osoba taka musi zrezygnować z uczestnictwa w komisji. Członkowie komisji wniosków nie mają takiego ograniczenia i zajmują się zbieraniem i zapisywaniem zgłaszanych wniosków, które przekazywane są do przegłosowania w celu umieszczenia w uchwale walnego zebrania.

Regulamin powinien zawierać opis zasad zwoływania i przebiegu walnego zebrania nadzwyczajnego. Różni się ono od zwyczajnych walnych zebrań tym, że zwoływane jest w innym, przewidzianym w statucie, trybie i omawiane są na nim tylko tematy będące powodem jego zwołania. O ile na zwyczajnym walnym zebraniu można przed uchwaleniem jego porządku zgłaszać dodatkowe tematy, o tyle przy zebraniu nadzwyczajnym jest to wykluczone. Innych różnic w zasadzie nie ma, chyba że zostaną wprowadzone przy uchwalaniu regulaminu.

Zapisy końcowe regulaminu walnego zebrania powinny określać uprawnienie przewodniczącego do interpretacji (w ramach statutu OSP) przepisów w razie powstania różnicy zdań na ich temat oraz stwierdzenie o formie przyjęcia regulaminu i wprowadzania ewentualnych zmian. Powinien także być określony dokładny termin, od którego regulamin zaczyna obowiązywać (zazwyczaj z chwilą jego uchwalenia).

Tekst regulaminu obrad wraz z tekstem statutu OSP (lub jego projektu) powinny być przed obradami wyłożone do użytku uczestników walnego zebrania. Doświadczenie uczy, że pozwala to na znaczne skrócenie dyskusji, a właściwie na dyskusję bardziej konkretną. Oczywiście oba teksty powinien mieć także do swej dyspozycji przewodniczący walnego zebrania.

Przykład regulaminu obrad walnego zebrania znaleźć można na stronie www.strazak.org.pl.

Andrzej Klimm