Wzorcowy statut OSP wymienia skład zarządu. Niektóre funkcje są wymagane przez prawo i bez ich obsadzenia organizacja nie zostanie zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym. Są także funkcje, które nie są obligatoryjne. Wśród nich statut wymienia gospodarza OSP.

Moim zdaniem gospodarz powinien być w każdej OSP, która chce dobrze pracować i rozwijać się. Jeśli jest taka wola uczestników walnego zebrania, gospodarz nie musi być członkiem zarządu. Uważam jednak, że powinien być, bo wraz z rozwojem nasza OSP musi wypełniać coraz więcej zadań, wiele z nich o charakterze całkiem odległym od ratownictwa.

Wydawałoby się, że zakres obowiązków gospodarza jest prosty – dbać o porządek. Jednak takie myślenie jest błędne. Może kiedyś tak było, ale obecnie z funkcją tą związane są znacznie szersze obowiązki. Gospodarz – tak jak i wszyscy inni funkcyjni – odpowiada przed zarządem OSP za wiele spraw. Z całą pewnością nie jest nieetatową sprzątaczką, jak jeszcze gdzieniegdzie można usłyszeć.

Najogólniej określając, gospodarz odpowiada za całość mienia OSP, to znaczy za jego właściwy stan i za nadzór nad jego zabezpieczeniem i właściwym użytkowaniem. Gospodarz odpowiada za utrzymywanie strażnicy i jej otoczenia w należytym porządku i czystości, ale – zwłaszcza przy obiektach większych – oznacza to, że organizuje system utrzymania porządku i czystości. Sam może oczywiście chwycić za miotłę, ale nie jest to jego kluczowy obowiązek. On ma zorganizować system, to znaczy zaproponować zarządowi sposób – sprzątanie przez druhów we własnym zakresie, zlecenie sprzątania podmiotowi zewnętrznemu (co jednak pociąga za sobą dodatkowe koszty) czy też jakieś inne rozwiązanie. Zadecyduje zarząd, ale przemyślana propozycja powinna wyjść od gospodarza.

Jedną z poważniejszych spraw jest zabezpieczenie strażnicy. To do gospodarza należy piecza nad tym, aby mienie stowarzyszenia było odpowiednio zabezpieczone przed kradzieżą i innymi stratami. Co znaczy odpowiednio? To właśnie powinien przemyśleć gospodarz i przedstawić zarządowi propozycję do wykonania. Dotyczy to zarówno zabezpieczenia przed kradzieżą z włamaniem, jak i niedopuszczenia do zbędnego niszczenia pomieszczeń i sprzętu, a także właściwego ubezpieczenia majątku OSP. Stąd też do niego należy dbałość o terminowe zawieranie i przedłużanie umów na ubezpieczenie budynków i sprzętu posiadanego przez straż. Jest to bardzo ważne, gdyż zdarzają się – niestety – przypadki włamań do remiz, a nawet kradzieży wozów strażackich.

Ponieważ gospodarz zajmuje się obiektem, w którym siedzibę ma OSP, naturalną sprawą jest, że to właśnie on powinien odpowiadać za jego bieżącą eksploatację. Inaczej mówiąc, to w jego ręku powinny być sprawy wypożyczania sali (jeśli takową dysponujemy) i udostępnianie innego mienia OSP podmiotom zewnętrznym. To on powinien prowadzić rozmowy na ten temat i zgłaszać sprawę zarządowi do kolektywnego podjęcia decyzji. Oczywiście zarząd może upoważnić gospodarza do samodzielnego podejmowania decyzji w sprawach mniejszej wagi, ale zawsze powinno to być zaprotokołowane postanowienie (niekoniecznie uchwała) zarządu.

W porozumieniu z zarządem gospodarz odpowiada też za terminowe prowadzenie przeglądów (kominiarskich, elektrycznych itp.) i konserwację budynku OSP oraz terenów przyległych. Do gospodarza należy również dbałość o właściwy wizerunek jednostki poprzez wywieszanie flag państwowych i związkowych w czasie świąt i uroczystości.

W porozumieniu z naczelnikiem

Niekiedy zachodzi różnica zdań co do tego, czy gospodarz ma prawo ingerować w sprawy garaży, gdzie stoją wozy pożarnicze, czyli w obszar będący domeną naczelnika. Odpowiedź jest prosta. Tak. Gospodarz ma nie tylko prawo, ale i obowiązek doglądania porządku wszędzie, na całym terenie należącym do OSP. Tyle że na obszarze, gdzie obowiązuje gotowość bojowa, działa w porozumieniu z naczelnikiem, żeby ta gotowość nie poniosła uszczerbku. Stąd na przykład zaplanowany przez gospodarza termin remontu garażu musi nie tylko być uzgodniony z naczelnikiem, ale też i postanowiony przez zarząd.

Zasada współdziałania dotyczy prawie całej działalności członków zarządu i innych funkcyjnych OSP. Do gospodarza należy więc także pilnowanie utrzymywania w należytej czystości i porządku posiadanego przez członków JOT sprzętu ratowniczego oraz wszystkich urządzeń łączności i sygnalizacji alarmowej. Wszelkie nieprawidłowości w tej dziedzinie powinien zgłaszać bezpośrednio naczelnikowi. Możliwe jest również rozwiązanie, w którym to naczelnik osobiście odpowiada za pomieszczenia garażowe i znajdujący się w nich sprzęt, ale w takim przypadku musi to być wyraźnie przez zarząd ustalone. Wszelkie niedomówienia w tej materii prowadzą do poważnych nieraz nieporozumień.

Ponieważ gospodarz odpowiada za stan mienia OSP, do niego też należy sprawa magazynu (czy magazynów). W małej jednostce, gdzie wystarczy jeden niewielki magazyn, gospodarz może być osobiście magazynierem. W OSP dużych, dysponujących zróżnicowanym mieniem o znacznej nieraz wartości, może zajść konieczność podzielenia magazynu na kilka części. I tak może być oddzielny magazyn sprzętu, oddzielny mundurowy, a także wydzielony magazyn materiałów pędnych (paliwa i smary). Wówczas gospodarz kontroluje i koordynuje działalność magazynierów i odpowiada za ich poprawną pracę. I tak, jak poprzednio, część obowiązków gospodarza i w tym zakresie może przejąć np. naczelnik, zwłaszcza magazyn sprzętu i paliwa. To też powinno być wyraźnie ustalone.

Zaleca się, żeby gospodarz złożył na ręce prezesa OSP pisemne oświadczenie o odpowiedzialności finansowej w zakresie pełnionych czynności, podobne do oświadczenia, jakie obligatoryjnie składa skarbnik. Oświadczenie takie powinni także złożyć magazynierzy. W praktyce, żeby uniknąć nieporozumień, korzystne jest, aby oświadczenia takie złożyli wszyscy członkowie zarządu. Zapobiega to wrażeniu, że tylko część członków władz jest odpowiedzialna za to, co robi, a część nie. Prawna odpowiedzialność za korzystanie z mienia powierzonego, jakim jest zarówno mienie własne OSP, jak i użyczone nam mienie gminy, dotyczy zarządu jako takiego, a także – w dziedzinie dozoru – komisji rewizyjnej.

W zasadzie wszystkie przychody i wydatki powinny mieć akceptację zarządu OSP, praktycznym rozwiązaniem jest upoważnienie gospodarza do samodzielnych zakupów do wysokości kwoty określonej przez zarząd. Ze swych działań gospodarz rozlicza się przed zarządem na jego posiedzeniach. Stąd, jeżeli nawet gospodarz nie jest formalnie członkiem zarządu, powinien być na zebraniach stałym gościem. Przy konieczności wydatku przekraczającego określony limit gospodarz powinien zgłosić zarządowi taką potrzebę, a zarząd po ustaleniu jej konieczności – akceptować bądź odrzucić propozycję. Dotyczy to takich przedsięwzięć jak na przykład remonty, duże naprawy czy zakup niezbędnego, ale kosztownego, wyposażenia.

Księga majątkowa

W celu prawidłowego wypełniania swych obowiązków i właściwego ich dokumentowania, gospodarz powinien prowadzić „Księgę majątkową OSP”, zwaną też księgą inwentarzową. Służy ona do bieżącej ewidencji środków trwałych i nietrwałych oraz ich użytkowania. Nie istnieje jeden, obowiązkowy wzór takiej księgi. Można ją kształtować odpowiednio do potrzeb naszej OSP. Dobry przykład takiej księgi można znaleźć na stronie oddziału ZOSP RP w Kłodzku (osp.gmina.klodzko.pl/files/Ksiazka%20gospodarza. doc).

„Księga majątkowa OSP” składa się z czterech części, które – w przypadku większej OSP – mogą się stać oddzielnie prowadzonymi księgami. Są to:

• ewidencja materiałowa,
• ewidencja środków nietrwałych,
• ewidencja środków trwałych,
• ewidencja wyposażenia osobistego.

Ewidencja materiałowa dotyczy zapisu zakupów i zużycia materiałów, to znaczy materiałów budowlanych, pędnych itp. Każdy rodzaj materiału powinien mieć wykaz na oddzielnej stronie. Ewidencję środków o małej wartości jednostkowej (np. materiały kancelaryjne czy środki utrzymania czystości) można zapisywać na podstawie rachunków zbiorczo, np. co miesiąc.

W wykazie, ujętym w formę tabeli, powinny znaleźć się następujące dane:

1. numer operacji (finansowej),
2. data przychodu i rozchodu,
3. pochodzenie materiału (np. opis dokumentu
4. zakupu lub darowizny),
5. jednostkowa cena materiału i jego ilość,
6. wartość przychodu materiału,
7. rozchód (ilościowy i wartościowy) materiału,
8. aktualny stan (magazynowy) materiału.

Ewidencja środków nietrwałych dotyczy przedmiotów trwałego użytku o wartości jednostkowej do 3500 zł. Są to np. odzież, węże, elementy wyposażenia bojowego, artykuły administracyjne, sportowe czy świetlicowe. Przepisy, zwłaszcza finansowe, mogą się u nas często zmieniać i należy to pilnie śledzić. Przedmioty, zaliczone do środków nietrwałych, powinny być oznakowane symbolami inwentarzowymi. Zaleca się, by w ich skład wchodziły: numer inwentarzowy, rok wprowadzenia do użytku i oznaczenie OSP. Zdjęcie środka nietrwałego z ewidencji może nastąpić tylko na podstawie odpowiedniego protokołu zniszczenia. Zaleca się, żeby protokół taki był sporządzany przez komisję brakową (stałą lub powoływaną okresowo).

Ewidencja środków trwałych dotyczy gospodarki przedmiotami trwałymi. Według obowiązujących obecnie przepisów finansowych ich wartość jednostkowa jest większa niż 3500 zł. Są to np. budynki czy samochody, ale także i drobniejszy sprzęt (np. motopompy czy agregaty prądotwórcze). Od kilku lat sygnalizuje się – ze względu na inflację oraz wzrost cen i podatku VAT ‒ potrzebę podniesienia minimalnej księgowej wartości środków trwałych, ale nic nie wskazuje na to, by w możliwej do przewidzenia przyszłości coś się pod tym względem zmieniło. W książce inwentarzowej (majątkowej) powinny znaleźć się dane:

• numer kolejny wpisu,
• numer ewidencyjny środka trwałego,
• nazwa firmowa i typ,
• cechy szczególne (opis techniczny, numer
• fabryczny itp.),
• data przyjęcia na stan i dostawca (wg dokumentu
• nabycia),
• wartość w chwili nabycia (wraz z kosztem
• transportu i ew. montażu),
• data i przyczyna skreślenia z ewidencji (z przytoczeniem cech dokumentu likwidacji środka trwałego).

Ewidencja wyposażenia osobistego jest ostatnią częścią księgi majątkowej OSP. Dotyczy ona wyposażenia osobistego wszystkich członków OSP (w tym członków JOT). Dla każdego wystawia się oddzielną kartę, na której umieszcza się na bieżąco dane:

• numer kolejny wpisu,
• nazwę wydanego przedmiotu,
• liczbę przedmiotów, wydanych druhowi, którego
• nazwisko figuruje w nagłówku karty,
• datę wydania,
• potwierdzenie odbioru (podpis członka OSP),
• data i powód spisania wydanego przedmiotu ze stanu (w przypadku zwrotu, zniszczenia lub zagubienia).

Księga majątkowa ma sens tylko w przypadku jej prowadzenia na bieżąco. Odpowiada za nią gospodarz, ale – jak już wcześniej zaznaczyłem – praktyczne jest powierzenie prowadzenia każdej z jej czterech części innej osobie. Może to być magazynier, może inny druh (lub druhna). Zależy od lokalnych warunków i możliwości.

Właściwe prowadzenie ewidencji majątku OSP jest dość czaso‒ i pracochłonne. Tym niemniej jest konieczne. Gospodarowanie majątkiem powierzonym, z czego musimy się okresowo rozliczać, jest sprawą odpowiedzialną, a większość zatargów na tym tle wynika ze złego prowadzenia dokumentacji. Dokumentacji, za którą w dużej mierze odpowiada właśnie gospodarz OSP. Andrzej Klimm