Obowiązek składania sprawozdań finansowych do KRS oraz organów skarbowych w formie nowej struktury JPK (JPK_SF) określa obowiązujący od 1 października 2018 r. art. 45 ust. 1f i 1g Ustawy o rachunkowości z 29 września 1994 r.

Zgodnie z nowymi zasadami obowiązkiem składania e-sprawozdań finansowych objęte są następujące podmioty:

- jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości - dotyczy to OSP, które poza rejestrem stowarzyszeń (…) KRS są także  wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.,

- podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzący księgi rachunkowe obowiązani do sporządzenia sprawozdania finansowego.

"1f. Sprawozdanie finansowe sporządza się w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.
1g. Sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych."

Wspomniana nowelizacja reguluje kwestie formy przesyłania sprawozdań – od października 2018 roku podmioty mają przesyłać sprawozdania do KRS i KAS jedynie w postaci elektronicznej, zgodnie z opublikowanymi przez resort finansów strukturami logicznymi JPK_SF.

 Przesłanie sprawozdania w formie papierowej lub w postaci niezgodnej z opublikowaną strukturą logiczną JPK  będzie już niemożliwe.

Przed wysłaniem sprawozdanie trzeba podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP.

Obowiązek ten dotyczy również tych wszystkich Ochotniczych Straży Pożarnych, które zarejestrowane są w rejestrze przedsiębiorców w KRS.

Wszyscy członkowie Zarządu, którzy podpisują sprawozdanie finansowe w formie papierowej muszą podpisać to sprawozdanie również w formie elektronicznej, a każda z tych osób musi uzyskać wcześniej elektroniczny podpis kwalifikowany   lub podpis profilu zaufanego ePUAP.

Uzyskane podpisy trwa około 2- 3 tygodni, tak że należy już rozpocząć kroku do jego otrzymania. 

W ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym za pośrednictwem portalu Ministerstwa Sprawiedliwości roczne sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej wraz z załącznikami, tj. sprawozdanie z badania (jeśli jest wymagane), odpis uchwały lub postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 Ustawy o rachunkowości, należy również złożyć sprawozdanie z działalności.

Co ważne, po zmianie przepisów podatnicy wysyłający sprawozdania finansowe do KRS nie muszą już ich przesyłać po raz drugi do organów skarbowych. KRS po otrzymaniu plików w formie elektronicznej samodzielnie prześle je do KAS.

Wyłączną drogą przekazywania do KRS sprawozdań finansowych w postaci cyfrowej jest Repozytorium Dokumentów Finansowych dostępne pod adresem https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/

Pozostali podatnicy podatku dochodowego od osób prawnych niewpisani do rejestru przedsiębiorców KRS, składają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej do właściwego urzędu skarbowego na elektroniczną skrzynkę podawczą urzędu albo na informatycznym nośniku danych. Ten obowiązek dotyczy pozostałych OSP, które są wpisane do rejestru stowarzyszeń (…) KRS, ale nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.

Zobacz pytania : informacje Ministerstwa Finansów dotyczące sprawozdań finansowych w 2019 r.